어느날 위기는 찾아온다.

어느날 갑자기 당신의 업무에 중대 위기가 찾아왔습니다. 해외 고객과 파트너에게 신제품을 소개해야 하는 데 비행기를 타고 직접 찾아갈 수 없는 상황이 되었고, 사스 (SARS)나 메르스(MERS) 감염이 확산되어 비대면 회의를 진행해야 합니다.  


짧은 영어로 장시간 신제품을 설명해야 하지만 전화로는 상대방이 알아듣는 건지 아닌지 알수 없습니다. 한국어로 설명하더라도 장시 면벽수도하듯 전화로 설명해야 합니다.   


         


장시간의 마라톤 회의가 예상되지만 회사는 당신에게 전화기와 노트북만을 제공할 뿐입니다. 당신의 분노게이지와 짜증게이지는 상승곡선을 그릴 것입니다. 회의 결과는 미미하거나 역효과가 날 확률이 높지만 회의를 연기할 수도 없고 아무도 도와주지 못하고 있습니다.  


       


당신에게 찾아든 위기에 대처할 수 있는 방법은 오직 클라우드기반의 웹미팅 솔루션뿐입니다. 

 


해결책 - 오직 웹미팅 솔루션 
만일 노트북과 스마트폰을 이용하여 대면회의를 하는 것과 비슷한 느낌을 줄 수 있는 솔루션이 단 5분정도의 노력만으로 주어진다면? 그래서 제품소개 장표를 고객과 같이 넘기면서 고객의 표정을 살피면서 회의를 이끌어 갈 수도 있다면? 지금 상황에서 아래그림처럼 할수만 있다면 가장 좋은 해결이 될수도 있습니다. 




이제 웹미팅 시장의 업계 1위 제품인 시스코 웹엑스를 이용하는 법을 알아보자.  지금부터 당신은 1분 동안 무료 웹엑스 계정을 신청하고, 나머지 4분 동안 웹엑스 사용법을 익힐 것입니다. 5분이 투자로 천하무적의 협업 솔루션을 당신의 노트북과 스마트폰에 장착하게 될 것입니다.  


결과적으로 웹엑스 무료 계정을 신청하자마자 웹엑스 회의를 시작하는 데는 1분정도면 충분합니다.  



1분안에 무료 웹엑스 계정 신청하기

시스코 웹엑스를 무료 계정을 신청하기 위해 www.webex.co.kr 에 접속합니다.  

 


접속한 후 "아이콘을 클릭하면, 웹엑스 신청 페이지로 연결됩니다.


위의 그림처럼 메일과 이름과 성을 기입합니다. 현재 약간의 오류로 인해 이름과 성 부분에 두 글자 이상의 이름을 적어줍니다. 저는 이름을 두번 반복했습니다. 대충 적게되면 나중에 후회합니다. 내용을 모두 기입한 후에  버튼을 클릭합니다.

간단한 설문 내용을 빠르게 기입합니다.   버튼을 클릭합니다. 



이제 당신도 웹엑스 사용자가 되었습니다. 무료 웹엑스 계정은 다음과 같은 기능이 있습니다. 

  • 14일간 무료 체험
  • 웹엑스 미팅센터의 모든 기능 사용
  • 지금 보이는 웹페이지는 지금만 이용할 수 있으며 추후에는 전송된 메일을 이용하여 접속
  • 한 회의에는 최대 25명까지 접속 가능
  • PC 및 스마트폰에서 접속 
  • 인터넷을 이용한 VoIP 음성 연결만을 지원

여기서 다음에는 웹메일로 접속하라고 한 이유는 계정에 대한 패스워드 정책 때문입니다. 지금 당신의 메일박스를 확인해 보시면 "WebEx Free Trial"에서 보낸 한장의 이메일이 있습니다.





웹엑스 회의 시작을 위한 개인회의실 로비 입장 
본격적으로 웹엑스 회의를 시작합니다. 아직 웹엑스를 사용해 보지 못했으므로 따라하기만 하면 4분안에 당신도 웹엑스 전문가가 될 것입니다. 백문이 불여일견 

 버튼을 클릭합니다. 

웹엑스 개인회의실 (WebEx Personal Room) 의 로비에 입장하였습니다. 



웹엑스 개인회의실 (WebEx Personal Room) 은 웹엑스 사용자 계정마다 주어지는 고정회의실로 항상 같은 URL로 접속합니다. 홍길동홍길동님의 개인회의실은 korea-freetrial.webex.com/meet/linecardnaver.com 입니다. 빠르게 접속하고 싶을 경우에는 위의 URL을 축약해서 사용하면 됩니다. 이런 멋진 기능은 나중에 설명하겠습니다.




웹엑스 미팅 접속

웹엑스 미팅에 접속하기 위해 버튼을 클릭하면 웹엑스 회의 미팅을 위해 플러그인을 한 번 다운로드합니다. 


플러그인 설치와 미팅 준비가 완료가 되면 아래와 같은 창이 나타납니다. 



웹엑스를 이용하여 영상회의를 하는 것이 목적이므로 오른쪽 상단의 검은 박스 안에 있는 

 버튼을 클릭하여 영상회의를 시작합니다. 아래와 같은 화면이 웹엑스 초기 하면입니다. 



무엇을 해야 하는 지는 순서대로 생각하면 됩니다. 오디오를 연결한 후 화면을 공유하고, 필요시에 추가 참가자를 초대합니다.



웹엑스 미팅으로 음성 연결하기
핸드폰으로 직접걸거나 인터넷 전화로 연결하기를 할 수 있지만 웹엑스 무료 계정은 인터넷 전화연결만을 지원합니다. 오디오 연결을 클릭하면 자동으로 스피커와 마이크 테스트가 진행됩니다.  



이때 품질 좋은 회의를 위해서는 노트북용 이어셋이나 헤드셋을 준비하는 것이 좋습니다. 



화면공유
이제 음성연결이 되었다면 화면 공유를 해보자. 



화면 공유 버튼을 클릭하면 갑자기 노트북의 화면 전체를 공유합니다. 이 때 당황하지 말고 노트북에서 프로젝터나 LED 디스플레이에 연결해서 프리젠테이션하듯이 파일을 노트북에서 프리젠테이션모드로 둔 후에 프리젠티테이션을 하면됩니다. 




화면의 상단으로 마우스를 가져가면 아래와 같이 옵션이 나타납니다. 메뉴 이름만 보아도 무엇을 할 수 있는 지를 알수 있으므로 자세한 설명은 생략합니다. 



화면 공유를 완료하였으면 "공유 중지" 버튼을 클릭하여 공유를 완료합니다.


혹시나 네트워크가 열악하여 느려서 화면공유를 하기가 어렵다고 판단될 경우에는 파일을 미리 올려 놓고 하는 파일 공유가 가능합니다. 화면공유 버튼 아래의 "자세히"를 클릭하여  "파일 공유" 메뉴를 선택합니다. 



선택된 파일은 웹엑스 네트워크로 업데이트가 되며 아래와 같이 업로된 파일을 같이 보면서 회의를 할 수 있습니다. 





발표자 전환하기

회의중에 많이 사용하는 기능은 단연 발표자 전환입니다. 참가자 리스트에 보면 녹색의 웹엑스 표시 마크가 있는 참가자가 발표자입니다.   마크를 드래그 앤 드랍으로 다음 발표자 이름에 올려 놓으면 발표자가 전환됩니다 .





미팅종료하기
회의를 완료한 후에 미팅을 종료하기 위해 "룸나가기" 또는 창을 당을 경우에는 아래와 같이 질문창이 뜹니다. 


웹엑스 미팅을 종료할 떄 "미팅 파일 저장"을 선택하게 되면 아래와 같이 공유된 파일과 채팅 내역을 저장할 것인지를 묻습니다. 





회의 스케줄링하기

웹엑스 전문가가 되기 위한 마지막 과정은 지금처럼 즉석 미팅이 아닌 사전에 미팅 대상자와 회의 예약 메일을 주고 받은 후에 회의를 진행하는 것입니다. 


웹엑스 미팅 센터 기본 페이지에 접속하여 "미팅 예약하기"를 선택합니다. 필수항목은 "미팅 주제" 뿐이므로 기입한 후에 회의 일정을 세팅합니다. 

  

전송된 회의 요청메일을 직접 확인하고 싶을 경우에는 "이메일 초대장 사본 나에게 보내기"를 체크합니다. 이제 "시작"버튼을 누릅니다. 


지금 설정한 회의 주제에 대한 내용이 표시됩니다. "추가정보" 를 클릭하면  예약된 회의에 대한 상세 정보가 표시됩니다. 

여기 내용은 중요합니다. 

  • 미팅번호
    누구나 미팅번호만 알면 웹엑스 회의에 바로 접속할 수 있습니다. 스마트폰에서는 웹엑스 애플리케이션을 구동시킨 후 "미팅번호로 참석"이라고 선택하면 되고, www.webex.co.kr 홈페이지에서 "미팅참석" 미팅번호만 치면 회의로 바로 접속이 가능합니다. 웹브라우저에서도 www.webex.co.kr 홈페이지에 접속하여 오른쪽 상단의 "미팅 참석" 버튼을 클릭 후 미팅번호를 입력하면 됩니다. 



  • 미팅링크
    예약된 회의에 대한 미팅 URL입니다. 웹브라우저로 복사하면 바로 회의에 접속합니다.

  • 호스트 키
    긴급한 상황에서 회의를 주최한 호스트가 회의에 참석하지 못할 경우 회의에 입장할 수 없으므로 다른사람에게 호스트키 번호를 알려주면 호스트키를 입력하는 사람이 호스트가 되어 회의에 대한 모든 권한을 가집니다.  



진정한 웹엑스 전문가가 되는 길

아직도 웹엑스 전문가라 부르기에는 2%가 부족하다고 느낀다면 웹엑스 미팅 센터 페이지에서 좌측 메뉴바에서 "사용자 안내서"를 선택한 후 자세한 한글 자료를 다운로드 받아 읽어보시기 바랍니다. 



여기서 스마트폰에서도 사용하고 싶다면 구글 플레이와 앱스토어에서 "WebEx"라고 검색하면 됩니다. 



위기탈출 웹엑스

당신은 노트북과 스마트폰만으로도 강력한 기능의 원격회의를 주최할 수 있게 되었습니다. 위기는 언제나 찾아올 수 있지만 준비된 당신은 위기를 탈출할 수 있는 실력자입니다.



One More Thing

웹엑스 전문가로 거듭나더라도 웹미팅에 대한 에티켓에 익숙하지 않을 당신을 위한 글을 같이 읽어보시기를 권합니다. "알찬 원격회의를 위한 7가지 제언"은 당신의 마지막 부족한 부분을 채워줄 것입니다.


CIO KOREA : 알찬 원격회의를 위한 7가지 제언 



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Posted by 라인하트

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