글 싣는 순서

1. 사무실의 소중함을 알다

2. 재택근무자가 아닌 함께 일하는 동료의 시선으로    

3. 스마트워크@시스코, 3조원의 이익  

4. 돈이 되는 스마트워크 

5. 그 때는 맞고 지금은 틀리다  
6. 포스트 PC 시대의 스마트워크 
7. 하루 8시간을 일한다는 의미

7. 21세기 정보 전쟁, 어떻게 협업할 것인가?

8. 스마트워크는 무엇일까?

9. Doing Both, 일과 삶의 조화



시작하며  

스마트워크를 통해 얻는 구체적인 이득은 무엇일까요? ROI (Return Of Investment)는 언제즈음 가능한가요? 등의 물음을 항상 받다보니 개인적으로 난감합니다. 어떤 분들은 보안이라는 이유로 요청자료를 보여주지도 않으면서 양질의 결과 리포트를 달라는 분들도 있습니다. 전문가들도 마땅한 대답을 드리지 못하는 경우가 많아 일반적인 대답은 만족하기가 어렵습니다.  

 

이번 글은 스마트워크가 단기적으로 투자이지만, 장기적으로는 비용 절감으로 이익이 된다는 것을 강조하기 위해 정성적인 부분보다 정량적인 부분을 기준으로 살펴보겠습니다. 연재의 3편 "스마크워크@시스코, 3조원의 이익"에서 시스코의 사례를 소개하였으므로 이번에는 다른 사례를 다루겠습니다.



스마트워크의 핵심은 협업

우리가 함께 협업해야 할 사람들이 항상 같은 곳에 있던 전통적인 산업사회에서는 스마트워크는 큰 의미가 없었지만, 오늘날의 기업은 주로 전문가들이 전 세계에 또는 전국적으로 흩어져 있으므로 스마트워크는 필수입니다. 


스마트워크를 위해 비지니스 프로세스를 지원하는 애플리케이션도 필요하지만, 사람을 연결하기 위한 협업 솔루션은 스마트워크의 핵심입니다. 협업 솔루션은 흩어져 있는 사람들을 연결시켜 기업의 주요 비지니스 목표를 달성하도록 합니다. 연결의 중요성을 설명하는 메트칼프의 법칙이 있습니다. 이 법칙은 이더넷을 발명하고 쓰리콤을 설립한 밥 메트칼프 (Bob Metcalfe)가 지난 1980년 "네트워크의 가치는 참여자 수의 제곱에 비례한다"고 주장한 데서 나온 법칙입니다.



예를 들어 10명으로 구성된 네트워크에 10명이 추가되면 구축비용은 두 배가 들지만, 네트워크의 가치는 20명의 제곱인 400이 되어 원래보다 4배나 증가한다는 이론입니다. 즉, 다양한 방식으로 서로를 연결시킬수록 네트워크로 인한 효과는 크게 증가합니다. 이 법칙이 맞느냐 틀리느냐라는 입장으로 보기보다는 지금까지 기기 또는 사람들이 연결될 수록 네트워크의 가치는 크게 증가했습니다. 인터넷과 만물인터넷 (IOE, 만물 인터넷)을 생각해 보면 쉽게 이해될 것입니다.


원거리에 흩어져 있는 사람을 서로 연결시켜 비지니스 목표를 달성할 수 있도록 도와주는 스마트워크가 기업들에게 돈이 될까요? 



스마트워크를 도입하면 정말 돈이 되는가?

우리가 가장 쉽게 활용하는 스마트워크를 통한 생산성 향상을 수치적으로 표현할 때 사용하는 일반적인 공식은 다음과 같습니다. 


  " 직원 일인 당 시간당 평균 임금 * 절약된 시간 * 직원 수" 

또는

"직원 일인 당 하루 평균 출장비용 * 직원수"


스마트워크 솔루션을 통해 절약된 시간에 다른 일을 더 할 수 있으므로 그 만큼 생산성 향상이 이루어집니다. 위의 계산식은 생산성 향상을 비용의 관점에서 정량적 수치로 제시하기 위해 사용됩니다. 실제 CxO분들이나 결정권자는 수치를 매우 의미있게 받아들이기 보다는 별의미없이 공허하게 받아들입니다. 아마도 절약된 시간에 다른 일을 할 수도 있지만, 일을 하지 않고 쉴수도 있기 때문입니다. 


특히, CFO분들은 이론적인 수치보다는 실질적인 초기 투자 비용과 매년 발생되는 유지보수 비용에 더 많은 비중을 둡니다. 처음 스마트워크 환경 구현이라는 거창한 프로젝트가 인터넷 전화 또는 FMC (Fixed Mobile Convergence) 도입과 같은 용두사미로 끝나는 경우가 많습니다. 반쪽짜리나 반쪽도 되지 않는 스마트워크 환경을 만들어 두고 나니 재택근무도 원격근무 원활하게 돌아가지 않게 됩니다. 이런 상황에서는 CxO의 판단이 맞을 수 밖에 없게 됩니다. 미국은 주 1회 원격근무자가 90% 이상이지만, 우리나라는 한자리수도 채 되지 않는 이유가 여기에 있습니다. 제대로 된 스마트워크 환경의 구축이 없기 때문입니다. 


스마트워크는 단기적으로 투자이나 장기적으로는 비용 절감과 생산성 향상이라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있습니다. 기업에 따라 또는 업무 형태에 따라 스마트워크의 효과는 다르겠지만, 스마트워크를 통해 기업의 협업을 증대시킨다는 것은 같습니다. 기업이 스마트워크를 도입하는 것은 매출 및 이윤을 증대하기 위해서 비용절감과 생산성을 향상하는 것입니다. 


기업의 스마트워크 도입이 활성화되도록 CxO 분들이나 결정권자의 마음을 흔들기라도 할 수 있는 스마트워크 도입 효과는 어떤 것들이 있을까요? 뾰족한 답이 없을  지라도 "돈"의 관점을 위주로 스마트워크를 바라 보겠습니다.  



기업 측면에서의 스마트워크의 기대효과

기본 뼈대는 한국 정보화 진흥원의 자료에서 스마트워크 도입의 기대효과를 바탕으로 정리하고, 개인적인 경험을 추가하였습니다. 크게 3가지로 살펴보겠습니다. 



1. 업무 생산성 향상 및 고객 만족도 증가
장거리 출장 및 외부 미팅 감소, 재택근무나 스마트워크 센터 근무로 출퇴근 시간을 절감은 직원의 업무 몰입도를 증가시킵니다. 스마트워크의 기대효과 첫페이지를 장식하는 표현입니다. 

  • 스마트워크 도입 가이드북 사례 - S 기업
    2008년 12월, 모바일 기기를 중심으로 한 스마트워크 솔루션을 도입, 모바일 메신저, 푸쉬 메일, 결재 서비스 등의 서비스를 제공하면서 30분 이내의 결재와 2시간 이내의 메일처리가 가능하도록 되었습니다.

    사례에서 관심가져야 할 부분은 회사의 PC에서만 확인이 가능하던 이메일을 스마트폰에서 확인할 수 있도록한 푸쉬메일 서비스와 기업용 PC 메신저 서비스를 모바일까지 확장한 모바일 메신저 서비스입니다. 직원들이 항상 들고 다니는 스마트폰을 업무에 활용하도록 하면 제일 먼저 눈에 띄는 것이 업무처리 속도가 빨라진다는 것입니다. 

    요즘 스마트폰에서 이메일 확인 및 결재 서비스는 많은 기업에서 도입하였습니다. 업무 처리 속도가 명확하게 증가하게 될 뿐만 아니라 고객 응대 속도가 더욱 빨라지게 됩니다. 


  • 필자 주위 사례 - 장애 처리 케이스
    얼마전 한 고객의 다자간 회의 시스템에 장애가 발생하여 급하게 엔지니어와 영업의 현장방문을요청하였습니다. 우선은 상황 파악을 위해 다자간 회의 시스템 전문가과 함께 영상회의실에서 고객사에 파견된 협력업체 직원과 WebEx CMR 회의를 개최했습니다. 현재의 문제점과 장비 구성을 파악한 후에 가능한 원인을 최소화하고 원격으로 파견직원의 PC를 제어하면서 조치하였습니다. 상황 접수 후 해결까지 30분 정도 소요되었습니다. 후속조치를 위한 미팅에 전문 엔지니어가 영업이 참석하였으며, 필자는 원래의 계획된 사내 프리젠테이션을 무사히 마쳤습니다.  

    스마트워크 솔루션을 이용한 업무처리로 업무 생산성이 증가한다는 것이 공허한 말이 아니라 실질적인 효과입니다. 또한, 빠른 장애처리는 항상 고객의 만족도를 증가시키고 기업 매출에 긍정적인 효과를 줍니다. 스마트워크 솔루션이 없었다면 고객사로 이동해서 상황파악하는데만 2시간 가까이 걸리는 일이 였고, 사전 계획된 전직원 대상 사내 프리젠테이션은 발표가 중단되었을 것입니다.  


  • 필자 주위 사례 - 고객 미팅 케이스 
    얼마전 송도에서 미팅을 마치고 서울 본사로 복귀하던 중 고객과의 긴급 미팅에 참석해 줄 것을 요청받았습니다. 전문가의 의견이 반드시 필요한 상황이였으므로 고객과 함께 있던 영업분은 노트북을 이용하여 웹엑스를 개최하였습니다. 운전중이였으므로 스마트폰으로 접속한후 이어셋을 이용하여 30분 정도에 걸쳐 회의가 진행되었습니다. 간단한 구성도가 공유되었고, 회의실 전경이 포함된 영상회의가 이루어졌기 때문에 전문가적 의견이 잘 전달되었습니다. 원격회의를 준비하면서 참여한 고객은 이런 솔루션이 업무에 큰 효과를 가져온다는 것을 직접 체험했고, 직접 도입하고 싶다는 의사를 표시하였습니다.  

    스마트워크 솔루션인 없었다면 고객에게 전문가의 의견은 메일이나 간단한 전화통화로 전달되었을 것입니다. 전화나 메일은 상대방의 표정과 상황 파악이 않되므로 면대면과 같은 효과적인 전달이 어렵습니다. 전화와 메일만의 의사 소통이 아닌 다양한 채널을 통한 다각적 접근이 고객의 만족을 이끌어 냅니다. 



2. 비용 절감
스마트워크 도입 초기에는 IT환경 구축 및 정비 등에 대한 투자가 발생하지만, 중장기적으로 사무 공간 비용과 운영비, 출장 및 교통비비 등의 직접적인 비용 절감이 발생합니다. 누구나 쉽게 생각할 수 있는 비용은 사무 공간에 대한 비용입니다. 이를 줄인 사례는 다음과 같습니다.


  • 스마트워크 도입 가이드북 사례 - A 기업
    영업 직군이 많은 A사는 모바일 오피스를 도입하여 사무실 좌석을 고정배치가 아니라 자유 배치로 바꾸었습니다. 출근 후 로비 및 각 층 입구에 설치된 자리 예약 시스템으로 자신의 위치를 정한 후 업무를 시작하도록 하였습니다. 사무실 임대는 기존 20개 층에서 11개층으로 축소하여 연간 22억원의 경비를 절감하였습니. 

    영업 직군들은 사무실에서 업무하는 비율이 50%미만입니다. 즉, 이 분들을 출석률만 따져도 사무공간을 줄일 수 있습니다. 사무실 임대공간을 줄인다는 의미는 부수적으로 사무기기 임대, 네트워크 케이블 설치 등의 추가적인 비용 감소로 이어집니다. 이 공간을 줄이는 것도 의미가 있지만, 협업을 위한 추가 공간으로 활용하는 것도 가능할 것입니다.


  • 스마트워크 도입 가이드북 사례 - D기업 
    D기업은 재택근무 도입 초기 9명이던 신청직원의 수가 콜센터의 37.5%인 263명으로 확대 운영되면서 인건비 및 사무실 운영 비용 절감으로 총 70억의 비용 절감을 하였습니다. 회사 업무의 41.3%는 재택근무를 통해 이루어지고 있습니다. 

    콜센터는 단순업무가 주로 이루어지므로 PC, VPN, 전화기 정도만으로도 직원이 재택근무가 가능하도록 할 수 있습니다. 이를 통한 사무실 임대비용과 운영 비용 절감이 줄어들게 됩니다. 또한, 콜센터 엄부 특성상 출산 전후로 퇴직이 많았으나, 줄어들면서 재교육으로 인한 비용도 크게 감소했습니다. 

     

  • 필자 주위 사례
    주 1회 또는 2회 정도의 재택근무를 하는 직원들은 그 날에 발생하는 출퇴근 교통비와 야근 식사비를 회사에 청구하지 않게 되었습니다. 회사 전체로는 적지않은 비용의 절감이 발생하게 되었으며, 악천후나 긴급 사태로 인해 출근을 하지 않더라도 지속적인 업무가 가능한 구조가 됩니다.  



3. 우수인재 확보 및 활용
스마트워크는 출산 및 육아의 문제로 출근하기 어려운 여성, 고령자, 장애인 등의 능력은 있으나 기존 업무 방식으로 일할 수 없는 많은 인재를 확보할 수 있도록 합니다. 재택근무가 일반화된 미국이나 유럽의 경우에는 인재들이 회사를 선택하는 이유 중에 큰 비중을 차지하는 것이 재택근무 여부입니다. 

  • 스마트워크 도입 가이드북 사례 - D기업
    D기업은 재택근무를 하면서 70억원의 비용절감 뿐만 아니라 인재확보 및 활용면에서도 효과를 보았습니다. 콜센터 특성상 잦은 이직이 문제였습니다. 재택근무 도입 후에 출산 전후로 일을 그만두는 직원이 줄었습니다. 회사에서 모든 시스템을 설치해 주어서 출근과 동일한 업무가 가능하고, 출퇴근의 고민을 덜어주므로 고객 응대가 더욱 친절해졌습니다.

    뛰어난 능력을 갖춘 장애인 또는 영성을 업무에 적극활용할 수 있는 방법은 스마트워크입니다. D기업은 단순한 인재활용 뿐만 아니라 재교육 비용 절감도 덤으로 얻었습니다. 


  • 필자 주위 사례
    스마트워크 솔루션에 익숙해진 업무방식은 직원들의 생각에도 영향을 줍니다. 현재의 업무 방식에 적응한 직원은 다른 곳으로 이직하기가 쉽지 않습니다. 과거의 처럼 전화기, 메일, 그리고 직접 대면만으로 업무를 볼 경우 자신의 생산성이 급격하게 저하될 것을 알기 때문입니다. 

    스마트워크는 뛰어난 직원의 이직을 막는 가장 효과적인 방법이며, 인사부서의 업무를 경감시키는 최고의 방법입니다.  


생산성 저하없이 일과 삶의 균형을 실현하기 위한 가장 합리적인 방법은 바로 스마트워크입니다. 




정말 돈이 되는 스마트워크
스마트워크 도입 효과에서 정량적 비용 절감 부분만을 생각해 보겠습니다. 확실히 줄어 들 수 있는 비용은 다음과 같은 것들이 있을 것입니다.  

  • 부동산 임대 비용 절감
    영업직군이 많은 경우에 모바일 오피스를 도입하거나 재택근무를 활성화하게 되면, 기존의 업무 공간을 줄일 수 있습니다. 실제 출근 및 상시 좌석 점유율을 모니터링해서 피크 시에도 줄일 수 있는 좌석을 확인합니다. 재택근무율을 설정하고, 일반적인 평균 외근율을 잡으면 절감되는 사무실 임대 비용을 계획할 수 있습니다. 
     

  • 네트워크 케이블 설치 및 유지보수 절감
    고정 좌석, 임원실, 또는 회의실을 제외한 나머지 자리에서 네트워크 케이블을 제거하고 802.3ac 등과 같은 무선 환경으로 전환하면서 네트워크 케이블 설치 및 유비보수 비용을 절감합니다. 사무실의 레이아웃이 거의 바뀌지 않는 구조의 사무실에서는 의미가 없지만, 분기당 바뀌는 사무실에서는 효과적입니다. 


  • 사무기기 임대 비용 및 사무 가구 비용 절감
    사무공간 축소로 인해 사무기기 임대가 줄어들게 되고, 개인별로 사용하는 사무 기기의 양도 줄어들게 됩니다.  


  • 출장 비용 절감
    출장 비용 절감은 가장 효과적으로 줄어듭니다. 회의실 및 개인 영상회의 솔루션을 적극 도입한 후 직원간 협의를 위한 출장을 제한합니다. 그 다음으로 고객 또는 협력업체와의 미팅도 대체하기 시작합니다. 그러나 으외로 출장이 필요한 경우가 많으므로 차상위 관리자의 승인이 있을 경우에만 제한하는 것으로도 충분한 효과를 얻을 수 있습니다.


  • 직원의 만족도 향상은 이직률 감소로 이어져 채용 및 재교육 비용 절감
    재택근무와 스마트워크를 시행하는 회사들의 공통점은 이직률 감소입니다. 현재의 이직률이 절반만 감소할 경우 다시 직원을 채용하기 위한 시간과 노력을 줄일 수 있습니다. 직원 한명을 채용을 위한 평균 면접 시간과 평균 면접자 수 등과 이에 시간을 할애해야 하는 임원 및 관리자 분들의 시간을 생각해 볼 수 있습니다. 직접적인 비용은 헤더헌터에게 지불되는 비용입니다. 

    이의 두번째 장점은 재교육 비용 절감입니다. 직원 채용 시에 발생되는 직능 교육과 재교육에 상당한 비용이 소요됩니다. 많은 기업에서 이직률을 낮추기 위해 많은  노력을 합니다만, 가장 확실한 방법이 스마트워크이며 이는 구체적인 수치로 증명할 수 있습니다. 


  • 고객 만족도 향상은 추가 매출로 이어짐
    직원들이 스마트워크를 시작하면 고객의 불만에 대응하는 속도가 빨라져서 만족도가 올라갑니다. 직원이 집에 있어서 고객 대응이 늦어지는 것이 아니라 집에서도 직접 고객의 장비에 접속할 수 있도록 하여 문제를 진단하고 장애를 해결할 수 있도록 합니다. IT 관련 장비가 아니여서 직접 접근해야 한다거나 출동해야 한다거나 하더라도 그 분과 함꼐 협업할 회사내외의 전문가들이 모두 문제에 직접 관여할 수 있으므로 만족스러운 결과를 도출할 수 있습니다. 

    이는 고객 만족도 조사를 통해 결과를 확보할 수 있습니다.


스마트워크는 생산성 저하없이 기업의 운영 비용을 절감하게 합니다. 더 나아가 기업의 비지니스 목표를 달성할 수 있도록 직원들의 협업이 활성화되어 매출 증대와 성장을 이끕니다.  




결국, 기업의 매출과 성장을 이끌기 위한 스마트워크  
스마트워크의 궁극적인 목적은 협업을 극대화하여 기업의 매출을 증대시키는 것입니다. 단기적으로는 측정하기가 어렵지만 장기적 관점에서는 직원간의 협업이 증대되고 커뮤니케이션이 활성화되면서 팀워크와 팀 생산성이 증가하여 전체적으로 기업 매출이 증대됩니다. 전편의 시스코 사례가 좋은 예입니다. 선진국의 기업들이나 다국적 기업들은 스마트워크 솔루션을 매우 적극적으로 도입하는 이유가 단순한 비용 절감의 차원이 아니라 분명한 매출의 증대로 이어지기 때문입니다. 단기적으로는 상승과 하락이 있겠지만, 전체적인 추세는 증가할 것입니다. 




기업은 직원들의 원만한 의사소통과 협력을 강화하기 위해 워크샵도 하고 팀회식도 합니다. 기업의 비지니스 목표를 달성하기 위해서는 직원들이 서로서로 도와주고 이끌어 주어야 합니다. 기업은 많은 비용을 지불하고서도 팀회식과 워크샵을 지원하는 이유입니다. 


스마트워크 솔루션은 고객사에서, 협력업체에서 또는 집에서 일하는 직원들을 직원들이 언제 어디서나 모여서 서로 얼굴보면서 소소한 이야기부터 프로젝트 단위의 중요한 이야기도 마치 한자리에 있는 것처럼 도와줍니다. 떨어져 있는 팀빌딩을 위한 가장 좋은 방법 스마트워크 솔루션입니다. 멀리 떨어져 있어도 소외받지 않도록 하며 서로가 쉽게 도와줄 수 있도록 스마트워크 솔루션이 지원하기 때문입니다. 







스마트워크는 왕좌의 게임을 승리로 이끈다..(?) 
스마트워크에 투자하면 비용도 절감하고 직원들간의 팀워크도 좋아지고 매출도 늘게 됩니다. 이제 스마트워크는 선택이 아니라 과감히 투자해야 하는 필수요소입니다. 미국과 유럽의 수많은 기업들이 앞다투어 투자하는 이유입니다. 

 



요즘 왕좌의 게임 (A Game of Thrones) 으로 알려진 얼음과 불의 노래 (A Song of Ice and Fire)을 읽고 있습니다. 이 글에서 왕좌를 향해 나아가는 사람들의 가장 빠른 통신 수단은 까마귀입니다. 까마귀의 발에 종이를 매달아 간단하게 적어 보내면서 소통하므로 정확하지 않은 정보와 소문만으로 결정하거나 사소한 문제를 크게 만들거나 작은 결정이 왕국의 향방을 결정하기도 합니다. 정보의 전파가 얼마나 정보한 지를 잘 보여 줍니다.  


현대의 기업에서도 원활한 의사소통은 매우 중요합니다. 직원과 직원간, 직원과 고개간 빠르고 정확하고 그리고 효과적으로 의사 소통을 할 수 있도록 도와주는 스마트워크 솔루션이 있는 기업과 없는 기업은 비지니스 목표를 달성하는 데 차이가 분명합니다. 현재 우리나라의 스마트워크 도입율은 미미합니다. 주위를 둘러보아도 많지 않습니다. 


먼저 스마트워크(Smartwork)를 도입할수록 더 많은 이점을 가질 수 있습니다. 



참조자료

좀 더 세부적인 기대효과를 알고 싶은 분들은 첨부된 한국 정보화 진흥원의 "기업을 위한 스마트워크 도입운영 가이드"를 참조하시기 바랍니다. 

기업을_위한_스마트워크_도입_운영_가이드북.pdf


이티뉴스스 [IT키워드] : http://www.etnews.com/200610240209



라인하 유씨누스 (CCIEV #18487) __________________________________________________________
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http://twitter.com/nexpertnet (넥스퍼트 블로그의 트위터, 최신 업데이트 정보 및 공지 사항) 
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http://groups.google.com/group/ucforum (UC를 공부하는 사람들이 모인 구글 구룹스) 
세상을 이롭게 하는 기술을 지향합니다. ________________________________________________________ 

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Posted by 라인하트

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